riproduzione

Dal 29 agosto 2017 (L. 4 agosto 2017, n. 124 che ha modificato l’art. 108 del Codice Beni culturali) sono modificate le procedure di fotoriproduzione (cfr. circ.n. 33/2017 e n. 39/2017 della Direzione generale degli Archivi e la circ.n. 14/2018 della Direzione Generale Biblioteche e Istituti Culturali).

È consentita la riproduzione dei documenti archivistici liberamente consultabili sia con mezzi propri sia utilizzando i servizi dell'Ufficio riproduzioni. Lo stato di conservazione dei documenti, il formato, la presenza di riproduzioni digitali già effettuate dall’Istituto per i materiali esclusi dalla consultazione ed altri motivi, da rendere noti al richiedente, possono essere causa del mancato permesso alla loro riproduzione.

È soggetta ad apposita autorizzazione del direttore dell’Archivio la riproduzione di parti sostanziali di serie d’archivio.  Per fascicoli di consistenza inferiore a 150 carte può essere riprodotta una percentuale pari al dieci per cento del totale delle carte, per fascicoli di consistenza superiore a 150 carte tale percentuale è pari al 20 per cento del totale delle carte. Per gli atti notarili è consentita, per finalità di studio, la riproduzione di 10 carte per atto per singolo protocollo notarile, per un atto di consistenza maggiore è possibile richiedere la riproduzione urgente all’Ufficio riproduzioni.

I limiti suddetti non possono essere superati anche in differenti sessioni di riproduzione e nel corso di diverse annualità, in particolare non possono essere riprodotte medesime unità archivistiche nell’ambito di successive richieste.  Nel rispetto della vigente normativa sulla protezione dei dati personali saranno costituite apposite banche dati relative alle riproduzioni effettuate sia con mezzo proprio sia mediante i servizi dell’Ufficio riproduzioni.

E’ libera, previa compilazione dell’apposito modulo la riproduzione diretta da parte degli utenti dei beni archivistici e di quelli bibliografici concessi in consultazione in sala studio svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale. La riproduzione deve essere attuata esclusivamente nel rispetto della normativa vigente sul diritto d’autore (nei limiti del quindici per cento di ciascun volume o fascicolo di  periodico, eccettuate le  pagine di pubblicità, ad esclusione delle  opere fuori dai cataloghi editoriali e rare in quanto di difficile reperibilità sul mercato), con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di statuivi o treppiedi. Per ogni materiale che si intende riprodurre va inoltre compilata la dichiarazione di cui alla circolare n. 33/2017 della Direzione Generale Archivi.

Sulla dichiarazione di cui al punto precedente l’utente dichiara l’accettazione delle vigenti disposizioni normative, e attesta la sussistenza delle condizioni previste dalla legge per l’esercizio del diritto ad eseguire direttamente le riproduzioni dei documenti archivistici richiesti in consultazione.  L’Istituto, ai sensi della circolare suddetta, effettuerà idonei controlli, anche a campione, sulle dichiarazioni rilasciate dagli utenti e in tutti i casi in cui sorgano fondati dubbi sulla veridicità delle dette dichiarazioni.

Ogni studioso può richiedere complessivamente fino ad un massimo di 800 riproduzioni nel corso dell’anno sia con mezzi propri sia utilizzando i servizi dell’Ufficio riproduzioni.

Per le riproduzioni direttamente effettuate dagli utenti è vietato l’utilizzo di flash o altre fonti luminose portatili, di scanner portatili o a penna e di cavalletti o altri supporti. I documenti da riprodurre dovranno essere manipolati con attenzione, avendo cura di non mettere a rischio il materiale per ottenere immagini di migliore qualità. La riproduzione dovrà essere effettuata nella postazione appositamente individuata all’interno della sala studio,  tenendo il proprio dispositivo con entrambe le mani così da evitare il rischio di caduta dello stesso sul materiale; non dovrà essere usata una delle mani per tenere fermi registri o volumi. E’ altresì vietato spostare i documenti da riprodurre all’interno della sala studio per ottenere migliori condizioni di luce. Tutte le attività di riproduzione devono essere effettuate sotto la vigilanza del personale di Sala, uno studioso alla volta. L’utente è tenuto a consegnare all’Istituto entro tre giorni una copia di ogni riproduzione effettuata.

Le riproduzioni effettuate dall'Istituto su richiesta dell'utenza sono rilasciate gratuitamente e sono soggette al pagamento delle sole spese sostenute dall'Istituto se le immagini sono utilizzate senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale.

Le immagini dei documenti già disponibili in formato digitale o non consultabili in originale ma ripresi da banche dati create dall’Istituto, possono essere richieste a fronte del rimborso delle sole spese sostenute dall’Istituto stesso.

ll versamento per le spese sostenute dall’Istituto si effettua dalle ore 9.30 alle ore 12.30 dal lunedì al venerdì, il martedì ed il giovedì anche dalle 14,00 alle 18,00. L’importo da pagare per le riproduzioni, computato dall’impiegato addetto, deve essere versato anticipatamente. All’utente viene rilasciata ricevuta non fiscale attestante l’avvenuto pagamento e al contempo viene indicata la data della consegna. Il ritiro delle riproduzioni avviene dopo tre giorni dalla richiesta.

Nel caso di immagini acquisite per scopi editoriali, commerciali, amministrativi, oltre al pagamento delle eventuali spese sostenute dall'ufficio, l'utente è tenuto al pagamento dei relativi diritti così come stabilito nel tariffario dell'istituto. Le domande di riproduzione di documenti per uso editoriale, commerciale, amministrativo o legale (o comunque volto all’emanazione di un provvedimento  amministrativo o al rilascio di certificati) sono soggette all’imposta di bollo.
Sono esenti dal pagamento dell’imposta di bollo:

  • le autorità governative, quando il documento sia necessario per motivi di servizio e nella richiesta sia fatto cenno di tale necessità;
  • le province, i comuni, gli enti per gli atti di loro appartenenza spontaneamente depositati presso l’Archivio di Stato, le organizzazioni ONLUS.

Ricerche e richieste per corrispondenza

E’ possibile richiedere riproduzioni del materiale archivistico anche per corrispondenza, indicando esattamente la segnatura archivistica precisa e tutti gli elementi necessari per l’identificazione dei documenti.

L’Istituto provvederà a comunicare i costi ed il pagamento dovrà, anche in questo caso, essere effettuato anticipatamente con le seguenti modalità:

  • tramite vaglia postale trasferibile intestato a: Archivio di Stato di Latina - sig.ra Cinzia Vanini, Via dei Piceni n. 24, 04100 Latina;
  • tramite conto corrente postale 217042 intestato a Tesoreria Provinciale di Latina con causale: Archivio di Stato di Latina proventi di fotoriproduzione - Capo 29 Cap. 2584 art. 03;
  • bonifico bancario, intestato a Tesoreria provinciale dello Stato di Latina coordinate IBAN : IT 84L 01000 03245 341 0 29 2584 03 con causale: diritti di riproduzione – capo XXIX cap. 2584 art. 3 – Archivio di Stato di Latina e indicando il codice fiscale del versante (per bonifici internazionali, codice BIC / SWIFT : BI TA IT RR ENT)  con causale: diritti di riproduzione – capo XXIX cap. 2584 art. 3 – Archivio di Stato di Latina e indicando il codice fiscale del versante

L'utente dovrà far pervenire copia dell'avvenuto pagamento all'indirizzo e-mail as-lt@beniculturali.it


Divulgazione e pubblicazione

È libera la divulgazione, con qualsiasi mezzo, delle immagini di documenti archivistici, legittimamente acquisite, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa e promozione della conoscenza del patrimonio culturale, in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro. Rientrano in questa categoria la pubblicazione di immagini in:

  • libri con tiratura inferiore alle 2.000 copie e prezzo inferiore a € 70,00;
  • in periodici scientifici;
  • pubblicazioni on-line purché siano pubblicazioni che perseguano finalità scientifiche o pedagogiche, non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e siano ad accesso gratuito.

Per queste pubblicazioni occorre dare preventiva comunicazione del proposito di pubblicare alla Direzione dell’Archivio di Stato. L’Istituto effettuerà idonei controlli anche a campione sulle dichiarazioni rilasciate dagli utenti, e in tutti i casi in cui sorgano fondati dubbi sulla veridicità delle dette dichiarazioni. La pubblicazione deve citare la fonte e riportare la segnatura archivistica esatta del documento, oltre all’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione a scopo di lucro. Il richiedente è obbligato a consegnare all’Archivio di Stato tre copie della pubblicazione o il relativo file in caso di pubblicazione on-line.

Per altre finalità e per libri con tiratura superiore alle 2.000 copie e prezzo superiore a € 70,00 e periodici non scientifici, la pubblicazione di immagini di materiali archivistici, è soggetta ad autorizzazione ed è subordinata al versamento di canoni e corrispettivi determinati ai sensi del vigente tariffario adottato dal Ministero. Occorre fare richiesta alla Direzione dell'Archivio, utilizzando l'apposito modulo corredato da marca da bollo, che deve pervenire in originale. Pertanto può essere inviato tramite posta cartacea oppure consegnato, in busta chiusa, all'ingresso dell'Istituto negli orari di apertura. La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "su concessione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali - Archivio di Stato di Latina " e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo. Il richiedente è obbligato a consegnare all’Archivio di Stato tre copie della pubblicazione o il relativo file in caso di pubblicazione on-line.

Per altre informazioni consultare il regolamento .